Política de privacidad de datos personales

Consideraciones generales

Quantil S.A.S. es una empresa que tiene plena conciencia de la privacidad emitida sobre los Datos Personales (DP) de cada persona natural, jurídica o empresa y se encuentra comprometida a salvaguardar todo sobre dicho derecho. Protegerá la información de carácter privado y confidencial que es obtenida dentro del giro ordinario de sus negocios en desarrollo de su objeto social. La presente política tiene como fin la protección de la información que le ha sido confiada, desde la intención de entrega, el medio por el cual es enviada y el almacenamiento de la misma, precisando siempre que toda esta información siempre entregada voluntariamente por el cliente y que este tiene todo el poder y propiedad sobre la misma.

Descripción de la política

  1. De acuerdo con su objeto social (prestación de servicios relacionados a la aplicación de analítica de datos, desarrollo de software, soporte y consultoría de los servicios de la organización), Quantil maneja información que los clientes suministran para la prestación de los servicios contratados, por lo cual considera que el tratamiento de dicha información, tiene tanta importancia como el desarrollo de sus actividades y servicios. Por lo tanto, no ahorrará esfuerzos en el cumplimiento de las normas para la protección de dicha información.
  2. Quantil S.A.S. en su condición de responsable de manejo de información personal, es el encargado de ejecutar el tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los titulares de la información les asiste.
  3. Quantil S.A.S, en su actividad comercial maneja información personal de sus clientes, colaboradores y proveedores en general. Quantil se encarga del tratamiento de información personal sobre la información que los clientes, que en virtud de un contrato de servicios, entregan para la transformación de dicha información que permita la aplicación de estrategias analíticas para la toma de decisiones.
  4. La información mencionada se mantiene en repositorios y bases de datos destinadas para los fines de los servicios contratados.
  5. En desarrollo de las actividades, la recolección de datos personales por parte de Quantil S.AS., se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente y conforme a su objeto social. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular.
  6. Los repositorios y las bases de datos cuentan con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos personales y actualmente se mantienen en el software de la compañía y los servidores propios.
  7. Quantil S.A.S., tiene páginas web y redes sociales donde las personas con intereses en los servicios de la empresa, tienen opción de suscribirse para recibir información de interés, propuestas de servicios, entre otros. Los datos de los titulares de la Información, serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos, transferidos y objeto de tratamiento para las siguientes finalidades:
    • Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para los suscriptores.
    • Tratar a los suscriptores como potenciales clientes, y enviarles información de interés.
  8. Quantil S.A.S, presta servicios relacionados con la aplicación de matemáticas, analítica de datos y desarrollo de software para mejorar la toma de decisiones, dentro de los cuales realiza la consolidación de la información de sus clientes, y en ella, se incorpora información personal de los proveedores y clientes de quienes tienen contrato con Quantil, en general son registros con información pertinente y necesaria para el debido análisis.
    Dicha información se mantiene en los repositorios y las bases de datos destinadas para tal fin y es usada por el cliente en el software implementado.
    Esta información pertenece exclusivamente a nuestros clientes, siendo ellos los responsables del tratamiento, y será almacenada únicamente para los siguientes fines: En virtud de un contrato de prestación de servicios con nuestros clientes, en el cual se haya ofrecido la carga de información, el procesamiento de la información y la divulgación para los fines de inteligencia de negocios.
    Aunque dicha información no ha sido recolectada por Quantil, ha sido encargado en virtud de un contrato para su procesamiento en materia de análisis de datos y transformación a indicadores, y se mantendrá únicamente para esos fines, asegurando la privacidad sobre dicha información propia del cliente.
  9. En los vínculos contractuales que desarrolle Quantil, podrá encargar el tratamiento de su información personal a distintas personas naturales o jurídicas para los fines misionales de la empresa y prestación de servicios. Quienes se encargan de la información deben tener políticas claras y acoger nuestra política. Serán obligaciones del encargado del tratamiento las siguientes:
    • Tomar las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de la información.
    • Utilizar la información suministrada por el responsable del tratamiento que revele la información únicamente de la manera y para los fines establecidos en este contrato.
    • Abstenerse realizar para sí mismo o para terceros, copias, arreglos, reproducciones, adaptaciones o cualquier otra clase de mutilación, deformación o modificación de la información confidencial.
    • No divulgar a terceros o a ninguna otra persona o entidad la información confidencial sin el consentimiento previo, expreso y por escrito del responsable del tratamiento.
    • Garantizar que los sistemas de comunicación y la infraestructura tecnológica en la cual se almacenan los datos recibidos del responsable del tratamiento, poseen los elementos de seguridad necesarios para salvaguardar la información. Al utilizar medios de intercambio de información tales como el correo electrónico e Internet, aplicarán las mismas medidas para asegurar que la información no sea vista ni modificada por personas ajenas al proceso.
    • Respetar en todo momento las políticas de seguridad de la información establecidas por el responsable del tratamiento.
    • No reproducir la información confidencial entregada, salvo si ello resulta necesario para cumplir la finalidad para la cual ha sido suministrada y sólo se dará a conocer a aquellos empleados, trabajadores o asesores, que tengan necesidad de tal conocimiento, de acuerdo a lo indicado por el supervisor del contrato.
    • No ceder en ningún caso a terceras personas los datos de carácter personal a los que tengan acceso, ni para efectos de su conservación.
    • Al finalizar los vínculos comerciales por cualquier causa, el encargado del tratamiento, deberá destruir toda la documentación o información que contenga los datos y que llegare a tener en su poder como consecuencia de cualquier relación contractual de las partes, utilizando métodos de destrucción adecuados, los cuales en todo caso deberán ser aprobados por el responsable del tratamiento de acuerdo con el nivel de sensibilidad y el medio en el cual se encuentre almacenada.

Finalidad del tratamiento de los datos personales

Los datos personales proporcionados a Quantil serán objeto de tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) para la finalidad específica para la que fueron suministrados y para dar cumplimiento a sus demás funciones constitucionales y legales de la entidad.

Ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales

Los titulares de los datos personales, podrán acceder, conocer, actualizar y rectificar dichos datos; ser informados sobre el uso dado a los mismos; presentar consultas y reclamos sobre el manejo de dichos datos; revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, en los casos en que sea procedente, y los demás derechos que le confiere la Ley.
Para ejercer su derecho fundamental de habeas data podrá emplear los mecanismos de contacto informados por Quantil.
Los procedimientos y términos para la atención de consultas, reclamos y demás peticiones referidas al ejercicio del derecho de hábeas data seguirán lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008 y los principios sobre protección de datos contemplados en la Ley 1581 de 2012.

Consultas, acceso y suministro de información

El Titular de los datos podrá realizar su consulta a QUANTIL, por los siguientes canales: correo electrónico (info@quantil.com.co), indicando en el asunto la solicitud; en la sección de Contáctenos de nuestra página web (https://quantil.co/ ), La solicitud deberá tener los siguientes datos:
  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
De acuerdo con lo establecido en la Ley, el término de la Compañía para resolver estas consultas es de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, y dará respuesta a través de correo ordinario o electrónico. Cuando no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso puede superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamaciones

En el tratamiento de los datos se distinguen en principio cuatro tipos de reclamos: reclamo de corrección, reclamo de supresión, reclamo de revocación y reclamo de infracción. El Titular de los datos podrá realizar su reclamo a QUANTIL, por los siguientes canales: correo electrónico (info@quantil.com.co), indicando en el asunto la solicitud; en la sección de Contáctenos de nuestra página web (quantil.com.co), La solicitud deberá tener los siguientes datos:
  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quiera hacer valer, cuando corresponda. Si la reclamación resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibida la reclamación completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. De acuerdo con lo establecido en la ley, el término de la Compañía para resolver estos reclamos es de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta, y dará respuesta a través de correo ordinario o electrónico. Cuando no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.